Medische dossiers opslaan in verzuimsystemen: wat mag?

In welk verzuimsysteem mag een bedrijfsarts of arbodienst medische dossiers van werknemers opslaan? Mag dat het systeem van de opdrachtgever (de werkgever) zelf zijn? Of een extern verzuimsysteem dat de werkgever heeft uitgekozen? De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft de do’s & don’ts op een rijtje gezet.

Verzuimsysteem dat werkgever zelf beheert

Een werkgever mag géén gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte van zijn zieke werknemers verwerken. Daarom mag een bedrijfsarts of arbodienst de medische dossiers van werknemers niet opslaan in een verzuimsysteem dat de werkgever zelf gebruikt én beheert.

Verzuimsysteem dat werkgever uitkiest

Een werkgever mag een bedrijfsarts of arbodienst wél vragen de medische dossiers van zijn zieke werknemers op te slaan in een door de werkgever uitgekozen verzuimsysteem, bijvoorbeeld het (extern beheerde) verzuimsysteem dat hij zelf ook gebruikt.

De bedrijfsarts of arbodienst moet in zo’n geval een bewerkersovereenkomst afsluiten met de beheerder van het verzuimsysteem. Daar moet onder meer in staan dat alleen de bedrijfsarts/arbodienst toegang krijgt tot de medische dossiers. En dat deze zich bij toegang via internet met zogeheten meerfactorauthenticatie moet identificeren.

Meer informatie over verzuimsystemen vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.